¿Qué es la gestión de flotas?
La gestión de flotas es una estrategia que pretende mejorar las operaciones de las flotas mediante una cuidadosa supervisión. Implica el seguimiento de diversos indicadores, como el comportamiento de los conductores, el consumo de combustible y el uso de los vehículos, para descubrir las causas de un mal rendimiento. Además de mejorar la gestión de la flota, también puede proporcionar varios beneficios operativos clave si se lleva a cabo correctamente.
Todas las empresas con una flota necesitan gestionar esos vehículos de forma eficiente. Los sistemas de gestión de flotas se utilizan para este fin, informando sobre el estado real de la flota, así como generando informes relacionados con el historial de conducción, las reparaciones y el mantenimiento preventivo. El objetivo de este proceso es controlar los costes, utilizar la flota de forma eficiente y cumplir con las leyes y reglamentos aplicables.
La gestión de flotas es un servicio que incluye todas las actividades relacionadas con el funcionamiento de los vehículos, incluido su mantenimiento. Incluye una gama completa de apoyo logístico asociado, como los servicios de mantenimiento, las reparaciones, los servicios de asesoramiento, así como los servicios de cumplimiento de la normativa para el uso personal y empresarial. También requiere el desarrollo de una cultura organizativa que proporcione apoyo al personal en todos los niveles de gestión.
¿Qué es un software de gestión de flotas?
El software de gestión de flotas es, en esencia, una aplicación de gestión empresarial. Su único propósito es facilitar la gestión de todas las tareas logísticas asociadas a la gestión de una flota. Pero no dejes que esta amplitud de funciones te engañe, porque los procesos utilizados por el software de gestión de flotas para manejar estos trabajos son altamente especializados y muy complejos. En FlotaGPS disponemos de diferentes funcionalidades que son simplificación de la gestión, localización de vehículos, ERP de facturación y control horario para proporcionarte todo el control de tu flota.
¿Qué hace un gestor de flota?
El gestor de flota es la persona responsable del buen funcionamiento de las actividades que se realizan a diario en la flota y su función implica la gestión de una serie de procesos y tareas clave para alcanzar los objetivos logísticos y empresariales.
Un gestor de flotas suele ser responsable de las siguientes tareas:
- Seguimiento de la flota (tracking):
El seguimiento de la flota es necesario para garantizar la seguridad de la carga y de los conductores y para poder actuar en caso de imprevistos que requieran cambios en la ruta de transporte óptima. Los gestores de flotas utilizan las tecnologías GPS e IOT para garantizar la máxima visibilidad de las operaciones, la seguridad y las condiciones de los vehículos.
- Análisis de datos:
El análisis de los datos clave de rendimiento permite a los gestores de flotas tomar decisiones estratégicas a medio y largo plazo y decisiones tácticas a corto plazo. El análisis del comportamiento de los conductores para determinar las necesidades de formación con el fin de lograr una reducción de los costes de combustible es un ejemplo de decisión estratégica derivada del análisis de la información proporcionada por un sistema de gestión de flotas. Ajustar un plan de ruta en respuesta a un evento de tráfico que pueda afectar a los tiempos de entrega forma parte de las decisiones tácticas que permite el análisis de datos.
- Tiempos de conducción:
Una de las tareas del gestor de la flota es garantizar que los registros de los tiempos de conducción sean procesados correctamente por el tacógrafo de acuerdo con las normas aplicables. En la Unión Europea, estas condiciones están reguladas por la Directiva 2002/15/CE y el Reglamento (CE) nº 561/2006.
- Compra de vehículos:
La planificación de la compra de nuevos vehículos suele ser responsabilidad del gestor de la flota. Las compras deben evaluarse analizando la información y planificando si se necesitan nuevos vehículos en un futuro próximo. Además, el método de adquisición más adecuado (compra/arrendamiento) debe determinarse en función de la situación del mercado y de los objetivos de la empresa.
- Seguridad de los conductores:
Uno de los mayores retos para los gestores de flotas es garantizar el comportamiento seguro de los conductores, que están alejados de la logística y se desplazan casi constantemente. También en este caso, el uso de la tecnología de seguimiento y de las cámaras será muy útil para obtener visibilidad en tiempo real de los vehículos y los conductores. Esta información puede utilizarse para elaborar planes de formación específicos.
- Retención de conductores:
Evitar la escasez de conductores es otra cuestión que los gestores de flotas deben abordar. Desarrollar una estrategia de retención de conductores es esencial para garantizar que su empresa siempre cuente con los mejores profesionales. En este caso, el uso de canales internos para recoger información, preferiblemente anónima, complementa sus actividades de gestión del personal. Promover una relación más estrecha con los conductores y la satisfacción en el trabajo.
- Reducir los costes globales:
En un sector con escasos márgenes como el del transporte de mercancías y pasajeros, la gestión de los costes resulta crucial. El gestor de la flota debe desarrollar un plan para minimizar los costes y maximizar la productividad.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?
El software de gestión de flotas es cada vez más popular, ya que quienes utilizan este tipo de aplicaciones suelen disfrutar de una serie de ventajas. Uno de los beneficios más importantes tiene que ver con la capacidad de reducir costes y aumentar la eficiencia. A menudo, los gestores de flotas pueden ahorrar hasta un 20% utilizando el software de gestión de flotas.
Seguridad
La seguridad es un aspecto vital para cualquier negocio o empresa. Para evitar grandes pérdidas, es fundamental controlar todos los elementos relacionados con el transporte y las órdenes de tu empresa. Utilizando una solución de seguimiento de chóferes, puedes controlar los tiempos de conducción y descanso de tus conductores, localizar el vehículo en todo momento y controlar el consumo de combustible de sus vehículos.
Productividad
Al permitir supervisar el desempeño de servicios de transporte, el gestor de la flota es capaz de integrar las normas de medición de la productividad. Por otra parte, el disponer de todos los informes y datos importantes almacenados en el mismo programa permite mejorar el servicio interno, ya que todos los operarios tienen un rápido acceso a la información que requieren, desde la información de la flota hasta los datos de facturación.
Calidad
Al sumar todo lo anterior, llegamos a uno de los aspectos más beneficiosos que toda compañía debe tener como principal cualidad, la calidad del servicio; gracias al software de gestión de flotas, se obtienen mejores colaboraciones con los proveedores y clientes, lo que contribuye a alcanzar mejores relaciones que se traducen en un negocio exponencial.
Toma de decisiones
Ya hemos hablado de datos, siempre se pueden tomar mejores decisiones en base a ellos y con la ayuda de un software de gestión de flotas especializado se pueden tomar decisiones sobre rutas, tiempos, cargas y almacenar todo tipo de información. Esto hace que sea más fácil tomar la decisión correcta sobre la dirección que debe tomar tu negocio.
Ahorro
El software de gestión del transporte puede reducir los costes de transporte a largo plazo no sólo optimizando la utilización de los activos, sino también sistematizando las operaciones de transporte en toda la organización.
Provincias donde FlotaGPS está presente
Todas las provincias de España están representadas por nuestros distribuidores. Si estás buscando un socio fiable que te proporcione el equipo necesario para construir o mejorar tu propia flota de vehículos, escríbenos un correo electronico o llamanos por teléfono y te ayudaremos a establecer unas bases sólidas y eficientes en la gestión de tu flota. Nuestra plataforma hace que el proceso sea más eficaz y también reduce tus costes.
